Schritt für Schritt zur digitalen Kanzlei

Beim Aufbau unseres digitalen Produktportfolios haben wir stets alle Abläufe in einer Kanzlei im Blick. So vermeiden wir inkompatible Insellösungen und sind in der Lage, Ihnen passgenaue, flexible Digitalangebote zu unterbreiten, egal wo Sie in der Kanzlei mit der Digitalisierung stehen.

Inhaltsverzeichnis

Primary Item (H2)

01

Rechtsuchender besucht Kanzleihomepage

Die erste Anlaufstelle für mögliche Neumandanten ist der Internetaufritt der Kanzlei. Hier versucht der Rechtsratsuchende, seine Fragestellung einem Kompetenzbereich der Kanzlei zuzuordnen, informiert sich über die Berater und findet Kontaktmöglichkeiten.

02

Rechtsuchender ruft Kanzlei an

Die direkte Erreichbarkeit des Anwalts bzw. ein Gespräch in einem möglichst absehbaren Zeitraum ist laut Studien für Mandanten das Hauptauswahlkriterium bei der Anwaltssuche.

03

Anrufannahme im Namen der Kanzlei

Ein Anrufbeantworter ist gerade für Neumandanten eine negative Erfahrung. Mandanten erwarten von Kanzleien eine persönliche Erreichbarkeit, die mit unserem Telefonservice schnell und einfach realisiert werden kann.

04

Telefonnotiz in Kanzleisoftware

Telefonnotizen, Rückrufbitten und Informationen werden entweder per E-Mail oder direkt in den digitalen Posteingang der Kanzleisoftware übermittelt.

05

Vorbereitete Akte

Durch strukturierte Daten und die Arbeit mit Schnittstellen wird die elektonische Akte bei Neumandaten automatisch mit den wichtigsten Informationen vorbereitet, so dass Sie keine Zeit mit der Mehrfacherfassung von Daten verlieren.

06

Aktenlage

Eine neue Akte ist so sehr schnell angelegt - natürlich mit einer automatischen Kollisionskontrolle, einer Datenbank für die wichtigsten Versicherungs- und Justizadressen und einer umfassenden Dokumentenverwaltung.

07

Mandantenkommunikation

Das persönliche Gespräch mit dem Mandanten findet im Rahmen des mobilen Arbeitens per Videokonferenz statt. Die Terminfindung und -durchführung mit mehreren Teilhnehmern, zum Beispiel bei Gesellschaftern oder Erbengemeinschaften, ist so wesentlich einfacher.

08

Digitaler Posteingang

Der Posteingang funktioniert vollständig digital. Eigene Scanlösungen oder externe Scandienstleistungen sichern das Erfassen von Papierdokumenten in maschinenlesbarer Form.

09

Automatische Zuordnung von Dokumenten zur Akte

Durch die automatische Erkennung von Dokumentenbestandteilen ist eine direkte Zuordnung zu den eigenen Akten möglich sowie das Anstoßen von Workflows wie zum Beispiel das Notieren einer Frist bei fristauslösenden Schreiben und Dokumenten.

10

Anwalt prüft Sachverhalt

Im Rahmen der Sachverhaltsprüfung finden regelmäßig erste Recherchen oder Berechnunngen statt. Dazu bedient sich die Kanzlei beispielsweise öffentlichen Registern oder familien- oder steuerrechtlichen Berechnungen, welche an das Wissensmanagementsystem der Kanzlei angebunden sind.

11

Juristische Recherche und Subsumtion

Findet die Recherche in juristischer Fachliteratur konsequent digital statt, sind in Kanzleien häufig mehrere Fachinformationsdatenbanken parallel im Einsatz. Übergreifende Suchen erleichtern hier die simultane Nutzung verschiedener interner und externer Quellen.

12

Vertragsgestaltung

Umfassende Datenbanken mit Musterverträgen helfen dem Anwalt bei der kautelarjuristischen Arbeit. Lose Sammlungen wie gut kommentierte Formularbücher stehen Ihnen dabei digital zur Verfügung. Software für die Vertragserstellung ermöglicht den Aufbau einer eigenen Klauseldatenbank sowie die schnelle Vertragsgestaltung.

13

Schriftsatzerstellung

Ebenso werden wiederkehrende Formulierungen in Schriftsätzen aus dem eigens aufgebauten Vorlagenpool gewonnen und das Dokument dann in der Textverarbeitung via Spracherkennung finalisiert.

14

Schriftsätze werden an das Gericht übermittelt

Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen
der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und
Erklärungen Dritter werden als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht.

15

Fristauslösende Nachricht des Gerichts

Das fristauslösende Schreiben eines Gerichts wird automatisch als solches erkannt und die Frist in Verbindung mit der elektronischen Akte zur Notierung in den elektronischen Fristenkalender vorgeschlagen.

16

Fristgebundener Antrag durch den Anwalt

Die Fristberechnung sowie entsprechende Vorfristen werden automatisch vorgeschlagen und eine notwendige Antragstellung durch den Anwalt mit einem Workflowkennzeichen sichergestellt.

17

Kenntnisnahmeschreiben an den Mandanten

Der Mandant wird auf dem von ihm bevorzugten, sicheren Kommunikationsweg über den Fortschritt des Verfahrens informiert.

18

Digitaler Postausgang

Dabei bleiben die Arbeitsschritte in der Kanzlei digital. Für Mandanten, die per Briefpost informiert werden möchten, verlassen die Schreiben die Kanzlei digital und werden via Postdienstleistung für den Mandanten ausgedruckt, kuvertiert und zugestellt.

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