Kaum wurden die beA-Karten für die Postfachinhaber getauscht, schon steht der nächste Wechsel an. Die ersten beA-Mitarbeiterkarten wurden im Herbst 2016 ausgegeben. Und bei einer Gültigkeit von 7 Jahren steht hier nunmehr ein weiterer Wechsel an.
Anders als bei den Postfachinhabern allerdings vollzieht sich ein Wechsel hier automatisch. Die Postfachinhaber werden über beA kontaktiert, dass zu ihrem Postfach registrierte Mitarbeiterkarten „demnächst“ ihre Gültigkeit verlieren und getauscht werden. Die Vorlaufzeit beträgt laut Angabe der BRAK ca. 8 Wochen.
Betrachten wir das Ganze als Chance! Es besteht nunmehr die Gelegenheit, sich alter Mitarbeiterkarten zu entledigen, auf den Austausch zu verzichten und die Vertragsverhältnisse zu beenden. Prüfen Sie, wann Ihre beA-Mitarbeiterkarten ablaufen und ob alle Mitarbeiterkarten tatsächlich noch benötigt werden.
Hierzu melden Sie nach Erhalt der Ablaufbenachrichtigung mittels Ihrer beA-Karte in Ihrem Kundenportal an und geben dort die notwendigen Angaben an, dass Sie auf den Austausch verzichten sowie das Vertragsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt beenden.
Sofern Sie die Mitarbeiterkarten weiterhin benötigen und nutzen wollen oder müssen und nicht auf den Austausch verzichten, erhalten Sie – wie beim beA-Kartentausch der Postfachinhaber auch – eine Versandinformation und Bestätigungslink. Die neue beA-Mitarbeiterkarte wird Ihnen zugesandt, Sie bestätigen den Erhalt und erhalten den PIN-Brief. Abschließend muss die neue Karte unter Verwendung der beA-Karte des Postfachinhabers oder durch einen berechtigten Mitarbeiter (Rechte 18 und 19 müssen gesetzt sein!) im beA-Profil der Mitarbeiter hinterlegt werden.
Details zum Tausch der neuen Karten durch die Bundesnotarkammer finden Sie hier.
Eine Alternative ist zu den beA-Mitarbeiterkarten ist das Software-Zertifikat. Denn dieses ermöglicht den Zugang zum beA ohne Einsatz eines Kartenlesegerätes. So kann ein Postfachinhaber ein Software-Zertifikat für den mobilen Einsatz nutzen, um unterwegs auf sein Postfach zuzugreifen. Aber natürlich ist auch hier größtmögliche Sorgfalt und Dokumentation geboten. Software-Zertifikate sind beliebig kopierbar. Es empfiehlt sich, diese zu sperren oder zu kündigen, wenn Mitarbeiter ausscheiden und diese somit nicht mehr benötigt werden.
Die altbewährten Funktionen der beA-Karten bleiben und damit auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Anmeldung. Für die Nutzung des Portals benötigen sie weiterhin die beA-Client-Security und ein Kartenlesegerät.
Wir empfehlen hier die Lösung von beA-Direkt | Digitale Kanzlei, denn Soldan beA-Direkt funktioniert über das E-Mail-Postfach mit Outlook ohne weitere zusätzliche Soft- oder Hardware, mit Ausnahme eines Kartenlesegeräts, sollten Sie die qeS-Funktion nutzen wollen.
Wendy Böker ist seit Juni 2023 bei Soldan als Produktmanagerin im Bereich Business Development, Legal Tech und Services zuständig. Sie betreut dort den Bereich Software on Premise. Vor ihrer Zeit bei Soldan war sie langjährig in Rechtsanwaltskanzleien als geprüfte Rechtsfachwirtin in ihrer Funktion als Bürovorsteherin tätig. Die Weiterbildung zur geprüften Rechtsfachwirtin hat sie in Oldenburg über die Soldan Akademie absolviert. Im Januar 2024 hat sie ihr Studium zur Assessorwirtin jur. (FSH) erfolgreich abgeschlossen.
