Noch rund ein Jahr haben Anwalts- und Steuerberatungskanzleien Zeit, um sich mit dem Format der E-Rechnungen vertraut zu machen.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen, deren Vorjahresumsatz mehr als 800.000 Euro beträgt, E-Rechnungen an Unternehmenskunden ausstellen können. Diese Pflicht trifft also auch Kanzleien entsprechender Größe. Bis dahin sind Rechnungen, die als einfache PDF ausgestellt werden, noch gültig - vorausgesetzt, dass der Empfänger zugestimmt hat.
Allerdings müssen Unternehmen und Kanzleien bereits seit dem 1. Januar 2025 technisch und organisatorisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Aber um was für Formate handelt es sich dabei überhaupt?
E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie können ohne Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden – darin liegt ein großer Vorteil. Dabei gibt es verschiedene Formate der E-Rechnungen, die Unternehmen, Kanzleien und andere Selbständige verwenden können. Wichtig ist, dass die Formate den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm legt ein einheitliches Format für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung fest und definiert, wie eine elektronische Rechnung für internationale Transaktionen strukturiert sein soll. Sie kann auch um länder- und branchenspezifische Anforderungen erweitert werden.
Rechnungsformate, die dieser Norm entsprechen, sind X-Rechnungen und ZUGFeRD (Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Die X-Rechnung hat sich beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden etabliert und wird dort auch schon seit einigen Jahren verwendet. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, das eine für den Menschen lesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert.
„Grundsätzlich müssen Kanzleien sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, egal ob es sich um X-Rechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format handelt“, sagt Wendy Böker, Produktmanagerin bei Soldan im Bereich Business Development, Services und Legal Tech. Für Kanzleien, die über keine geeignete Software verfügen, bietet Soldan eine Lösung: Rainmaker E-Rechnung Direkt. Mit diesem Tool werden die XML-Dateien geöffnet und in eine menschlich lesbare PDF-datei umgewandelt. Diese Datei kann sodann exportiert und in die weiteren Arbeitsprozesse ohne viel Aufwand integriert werden, zum Beispiel archiviert oder weiterversendet werden.
Seit neuestem kann Rainmaker E-Rechnung Direkt aber auch selbst E-Rechnungen erzeugen. Dazu werden aus den PDF-Dokumenten selbstständig XML-Strukturdatensätze erzeugt. Nutzer sind damit also schon für die kommende Pflicht gerüstet, wenn nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden dürfen.
Rainmaker E-Rechnung Direkt wird entweder als lokale Software auf dem Windows-Rechner oder auf dem Kanzleiserver installiert. Selbstverständlich entspricht diese Soldan-Lösung allen Anforderungen der deutschen und europäischen Datenschutzvorgaben. Auch ein Zugriff Dritter auf die Rechnungsdaten kann nicht erfolgen.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
