Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht sind zunehmend auch Kanzleien von digitalen Transformationsprozessen betroffen. Was auf den ersten Blick wie ein bürokratischer Mehraufwand wirkt, hat in Wirklichkeit weitreichende Auswirkungen auf die tägliche Praxis. Denn mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung geht auch ein erhöhtes Risiko für Manipulation und Betrug einher. Elektronische Rechnungen, die unverschlüsselt per E-Mail versendet werden, bieten Cyberkriminellen ein attraktives Angriffsziel.
Der sogenannte Man-in-the-Middle-Angriff, bei dem E-Mails auf dem Weg zum Empfänger abgefangen und verändert werden, zählt zu den typischen Methoden, mit denen Rechnungsbetrug begangen wird. Besonders gefährlich ist dies im Umfeld von Kanzleien, da hier nicht nur finanzielle Schäden drohen, sondern auch massive Reputationsverluste.
Wird eine Kanzlei mit einem Betrugsfall in Verbindung gebracht, kann dies das Vertrauen von Mandanten nachhaltig beschädigen. Gerade im sensiblen Bereich juristischer Dienstleistungen wiegt der Vertrauensverlust oft schwerer als der unmittelbare finanzielle Schaden. Deshalb ist es für Kanzleien essenziell, ihre digitale Kommunikation so abzusichern, dass Rechnungsbetrug keine Chance hat.
Ein wirksamer Schutz beginnt beim sicheren Versand. Hier setzt Soldan mit kanzleiSECUREMAIL an, das von comcrypto entwickelt wurde. Grundlage ist das Verschlüsselungsgateway comcrypto MXG, das alle Anforderungen an Datenschutz und berufsrechtliche Vertraulichkeit erfüllt, ohne den gewohnten Arbeitsablauf zu verändern. Die Technologie arbeitet vollständig automatisiert im Hintergrund und wählt je nach Situation das passende Verschlüsselungsverfahren.
Die Lösung verschlüsselt E-Mails vollkommen automatisch und verhindert damit effektiv das Abfangen und Manipulieren von E-Rechnungen durch Man-in-the-Middle-Attacken. Die Mitarbeiter können sich auf gewohnte Abläufe verlassen, während das System im Hintergrund dafür sorgt, dass alle Datenschutzanforderungen erfüllt werden. E-Mails können so ohne Vorüberlegungen der Mitarbeiter immer einfach gesendet werden. Für Kanzleien ergibt sich daraus eine Lösung, die ein hohes Schutzniveau bietet und gleichzeitig einfach anzuwenden ist.
Neben dem Sicherheitsaspekt spielt auch die Nachweispflicht eine zunehmende Rolle. Im Falle eines Rechtsstreits oder bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden kann es entscheidend sein, ob und wann eine Rechnung tatsächlich zugestellt wurde. Elektronisch versendete Rechnungen ohne nachvollziehbaren Zustellnachweis erfüllen diese Anforderungen nicht. Lösungen wie kanzleiSECUREMAIL schaffen hier Abhilfe, indem sie den Zustellprozess transparent und gerichtsfest dokumentieren.
Ergänzend dazu erfüllt die integrierte Unterstützung für S/MIME-Verschlüsselung sowie -Signatur wichtige Anforderungen bei der Kommunikation mit Behörden, Banken oder anderen Institutionen. Für Kanzleien bedeutet das eine vollständige Absicherung der Kommunikation, ohne zusätzliche Schulungen oder Eingriffe in bestehende Prozesse.
Die Lösung kann sowohl in der Cloud als auch lokal betrieben werden und lässt sich unkompliziert in bestehende E-Mail-Systeme integrieren. Die Implementierung erfolgt in kurzer Zeit und mit minimalem Aufwand für Kanzlei und IT. Für noch mehr Bedienfreundlichkeit steht ein optionales Outlook Add-in zur Verfügung, das unter anderem individuelle Entscheidungen in Bezug auf eine zusätzliche Passwort-Verschlüsselung ermöglicht.
Die Partnerschaft von Soldan und comcrypto bringt juristische Praxiserfahrung und technologische Sicherheit zusammen. kanzleiSECUREMAIL ist damit eine zuverlässige und zukunftsfähige Lösung für den vertraulichen und rechtskonformen Austausch sensibler Informationen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Branche oder Größe, und umfasst auch Kanzleien. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Möglichkeit zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtend vorzuhalten, ab 2027 gilt dann auch eine Verpflichtung zur Ausstellung. Kanzleien, die bereits heute vorausschauend handeln, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern verschaffen sich auch organisatorische Vorteile. Die Umstellung auf elektronische Prozesse kann helfen, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, Fehlerquellen zu reduzieren und gleichzeitig die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen.
Georg Nestmann studierte Techno-Mathematik an der Technischen Universität Chemnitz.
In einem Ausgründungsprojekt mit den Schwerpunktthemen Kryptographie und IT-Sicherheit wurden die Grundsteine für die spätere comcrypto GmbH gelegt.
Nach der Gründung der comcrypto UG, die seit 2017 als comcrypto GmbH firmiert, ging das Unternehmen 2019 mit der Lösung comcrypto MXG zur sicheren E-Mail-Übertragung an den Markt. Durch die einfache Anwendung, erreicht mittels Verknüpfung mehrerer Verschlüsselungstechnologien und deren automatisierter Anwendung, konnte sich das Produkt innerhalb weniger Jahre am Markt etablieren und ist mittlerweile (Stand 02/2025) bei über 1.400 Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen im DACH-Raum im Einsatz.
