Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 ist die verpflichtende Einführung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) beschlossen worden. So müssen vom 1. Januar 2025 an Unternehmen solche Rechnungen empfangen können. Vom 1. Januar 2027 an müssen Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erreicht haben, ihren Geschäftskunden auch E-Rechnungen schicken können. Ab 1. Januar 2028 sind E-Rechnungen dann allgemein im Geschäftsverkehr verpflichtend. Auch Rechtsanwalts-, Steuerberater- oder Wirtschaftsprüferkanzleien sind davon betroffen. Ausnahmen gibt es lediglich für kleine Rechnungsbeträge bis zu 250 Euro sowie für Lieferungen und Leistungen, die ohnehin steuerfrei sind.
Die Einführung der E-Rechnungen soll dazu beitragen, den Umsatzsteuerbetrug besser zu bekämpfen, denn steuerpflichtige B2B-Umsätze werden an ein einheitliches, elektronisches System der Finanzverwaltung gemeldet. Auch Betriebsprüfungen, die bereits heute schwerpunktmäßig digital ablaufen, sollen dadurch weiter erleichtert werden.
Bei den E-Rechnungen handelt es sich um strukturiert-elektronische und maschinenlesbare Datensätze. Dadurch können sie elektronisch weiterverarbeitet werden im Gegensatz zu einem PDF, das zwar elektronisch versandt, aber nicht ohne Extraktion der Daten in ein anderes Format weiter automatisiert bearbeitet werden kann. Solche Rechnungen dürfen von 2028 an im Geschäftsverkehr nicht mehr ausgestellt werden. Um die E-Rechnungen vor möglichen Fälschungen zu schützen, sollen sie zudem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem entsprechenden Sicherungsmittel versehen und versendet werden.
Kanzleiinhaber, die überwiegend Unternehmen zu ihren Mandanten zählen, müssen sich also schnellstens mit dem Thema beschäftigen. Die Umstellungen auf das neue Format erfordert auch einige organisatorische Anpassungen in der Kanzlei. Empfehlenswert ist es zum Beispiel, eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang einzurichten, um alle Rechnungen im Blick zu haben. Gleichzeitig sollten alle Geschäftspartner darüber informiert werden, dass die Kanzlei auf E-Rechnungen umstellt und alle Rechnungen an die zentrale Adresse gesandt werden müssen.
Die E-Rechnung beschert aber nicht nur der Finanzverwaltung, sondern auch Unternehmen und Kanzleien einige Vorteile, denn sie können ihre kaufmännischen Prozesse durchgängig digital und effizient gestalten und sparen Druck- und Versandkosten. Allerdings gibt es auch Bedenken, die sich gegen die Einführung der E-Rechnung richten. So kritisiert zum Beispiel die Bundesrechtsanwaltskammer, dass die Pflicht zur E-Rechnung mit finanziellem und organisatorischem Aufwand verbunden ist und somit die gerade eingeführten Formerleichterungen für Rechnungen durch die Neuregelung des § 10 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz konterkariert (Link: https://digitalekanzlei.de/gebuehrenrechnungen-muessen-nicht-mehr-unterzeichnet-werden/). Noch schwerer wiegt ihr Argument, dass mit den E-Rechnungen gegen anwaltliche Verschwiegenheitspflichten verstoßen werde. So müssen die Rechnungen auf jeden Fall Mandant oder Mandantin nennen sowie eine konkrete Beschreibung der Leistung enthalten. Diese Informationen kann dann auch die Finanzverwaltung automatisch mitlesen. „Bislang müssen Mandanten ihre Zustimmung erteilen, wenn Anwaltsrechnungen an unbeteiligte Dritte gegeben werden sollen. Anders als bei einem Haftpflichtschaden, bei dem die Gegenseite bei Empfang der Rechnung naturgemäß bereits über die Mandatierung Bescheid weiß, wird der Finanzverwaltung erst durch die Übermittlung der Rechnung das Mandatsverhältnis offengelegt“, sagt Arnold Chr. Stange, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater bei ATTICUS in Bielefeld. Die Finanzverwaltung werde sich aber wohl kaum von ihren Plänen abbringen lassen. Das könne in einzelnen Fällen durchaus problematisch werden, befürchtet Stange. Berät ein Anwalt oder Steuerberater zum Beispiel seinen Mandanten bei einer Selbstanzeige im Falle einer Steuerhinterziehung, könnte die gewünschte strafbefreiende Wirkung gefährdet werden, wenn das Finanzamt vor der Nacherklärung davon erfährt. Berater müssten also in solchen Fällen darauf achten, dass sie ihren Mandanten nicht verraten, wenn sie die Leistungen auf ihrer Honorarrechnung bezeichnen.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
