1. Was ist eigentlich die Mandatsannahme?
Die Mandatsannahme stellt einen integralen Teil der Rechtspraxis dar. Sie ist der Prozess, bei dem Anwälte potenzielle Mandate evaluieren, relevante Informationen sammeln und schließlich entscheiden, ob sie eine rechtliche Vertretung übernehmen. Dieser Prozess ist oft komplex und zeitaufwendig und sorgt für Arbeit bei Mandanten, Fachkräften und Rechtsanwälten. Außerdem erfordert er eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren, von der Erfolgsaussicht des Falles bis hin zur Fähigkeit, den Fall effizient zu bearbeiten.
In den allermeisten Kanzleien wird dieser Prozess heute händisch durchgeführt - ein zeitaufwendiges Unterfangen, das häufig zu Ineffizienzen führt, Zeit kostet und Personal bindet. Die manuelle Bearbeitung von Anfragen, das Prüfen von Fallinformationen und das Verwalten von Kommunikation - all diese Aufgaben können den Arbeitsablauf erheblich verlangsamen und dazu führen, dass weniger Zeit für die tatsächliche Rechtsberatung und abrechenbaren Tätigkeiten zur Verfügung steht.
2. Warum brauche ich als Anwalt eine gute Mandatsannahme?
Eine gut funktionierende Mandatsannahme kann den Unterschied zwischen einer florierenden Kanzlei und einem sinkenden Kanzlei-Schiff ausmachen. Sie entscheidet darüber, ob jemand sich für eine Mandatierung entscheidet, ist das erste Glied in der Kette der Mandantenbetreuung und setzt den Ton für die gesamte Mandantenbeziehung.
Die Vorteile einer effizienten und strukturierten Mandatsannahme sind vielfältig. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit, die besser für die rechtliche Beratung genutzt werden kann, sondern sie verbessert auch das Mandantenerlebnis. Ein schneller, reibungsloser Ablauf der Mandatsannahme stärkt das Vertrauen des Mandanten und führt zu einer höheren Zufriedenheit. Diese zufriedenen Mandanten sind eher geneigt, ihre positive Erfahrung weiterzugeben, was wiederum neue Mandanten anzieht.
3. Wie schaffe ich das? Die Rolle der Digitalisierung
Die Antwort auf die Herausforderungen der Mandatsannahme liegt in der Digitalisierung. Durch die Nutzung von digitalen Lösungen können Anwälte den Prozess der Mandatsannahme automatisieren und effizienter gestalten.
Das enorme Potenzial der Digitalisierung dieser Prozesse sehen wir etwa jeden Tag bei den Kanzleien, die die JUPUS KI-Mandatsannahme als zentrale Anfragenverwaltung verwenden. So automatisieren Kanzleien jeden Tag den gesamten Prozess vom ersten Kontakt des Mandanten bis zur vollständig in der Kanzleisoftware angelegten Akte – und entlasten so ihr Personal und gewinnen mehr lukrative Mandate. Konkret umfasst dies einen intelligenten KI-Chatbot, der als erster Kontakt zu potenziellen Mandanten dient. Der Chatbot erfasst und qualifiziert Anfragen, wodurch er es ermöglicht, Anfragen effizient zu bewältigen und lukrative Mandate schneller zu identifizieren. Auf der JUPUS-Plattform können sodann für alle in der Kanzlei eingehenden Anfragen etwa digitale Fragebögen, generierte und digital signierte Vollmachten sowie eine automatisierte Aktenanlage mit wenigen Klicks eingesetzt werden, um den Aufwand in jeder neuen Anfrage zu reduzieren.
Durch die Nutzung solcher Lösungen können Anwaltskanzleien ihre Mandatsannahme schneller, einfacher und zufriedenstellender ausführen. Dies führt nicht nur zu einer effizienteren Mandatsannahme, sondern auch zu einem echten Wettbewerbsvorteil dank mehr zufriedenen Mandanten und damit einer erfolgreicheren Kanzlei.
4. Fazit: Die Zukunft der Mandatsannahme ist digital
Angesichts der steigenden Nachfrage nach effizienten und schnellen Rechtsdienstleistungen sowie einem sich zuspitzenden Fachkräftemangel ist die Digitalisierung und Automatisierung der Mandatsannahme ein notwendiger Schritt für Anwaltskanzleien. Mit Lösungen wie JUPUS verwandeln Kanzleien diese Probleme in einen Wettbewerbsvorteil und stellen ihre Kanzlei zukunftssicher auf. Aus diesen Gründen besteht nicht mehr die Frage, ob Sie Ihre Prozesse wie die Mandatsannahme digitalisieren und automatisieren sollten, sondern nur noch wann auch Sie diesen Schritt gehen.
Diplom-Jurist, Mitgründer des Legal Tech Trier e.V. sowie Gründer und Geschäftsführer der KI-Software JUPUS. Er beschäftigt sich bereits seit Jahren mit der Digitalisierung der Rechtsbranche und dem Einsatz und Potenzial von KI-Chatbots im Rechtsbereich.
