Die Arbeitswelt in Anwalts-, Steuer- und Notarkanzleien verändert sich derzeit rasant. Ständig kommen neue digitale Lösungen auf den Markt, die etwa Kommunikation, Aktenführung und Fristenverwaltung erleichtern und zum Teil sogar automatisch erledigen. Sie tragen dazu bei, dass die Kanzlei profitabler und Mitarbeiter sowie Mandanten zufriedener werden. Gleichwohl sind mit der Digitalisierung und der Beauftragung externer Dienstleister auch Sicherheitsrisiken verbunden, denen Anwälte, Notare und Steuerberater als Berufsgeheimnisträger besonders sorgfältig begegnen sollten.
Mit einem neuen Seminar unter dem Titel „Arbeitsabläufe in der digitalen Kanzlei sicher gestalten“ bietet Soldan eine praktische Orientierungshilfe. Die Auftaktveranstaltung fand am 12. Juni 2024 in Lingen (Ems) in Zusammenarbeit mit dem dort ansässigen Anwaltsverein statt. „Wir bieten eine Mischung aus Seminar und präsentieren vor Ort ausgewählte Lösungen, um den Teilnehmenden einen kompakten Überblick zu aktuellen technischen Entwicklungen und den rechtlichen Rahmenbedingungen zu geben. Darüber hinaus gehen wir auch auf Best Practice-Beispielen aus Wirtschaftskanzleien ein“, sagt Christian Rekop, Leiter Business Development, Legal Tech und Services bei Soldan.
Denn eines ist klar: Die Berufsträger müssen sich diesen Herausforderungen stellen. Wer sie ignoriert, wird den Anschluss verpassen und bald nicht mehr wettbewerbsfähig sein. Zudem sind angesichts des wachsenden Fachkräftemangels technische Lösungen gefragt, die für Arbeitserleichterungen sorgen. Schon jetzt können in vielen Kanzleien offene Stellen nur noch schwer oder gar nicht mehr besetzt werden. Nach dem zuletzt veröffentlichten STAR-Bericht 2022, dem Statistischen Berichtssystem für Rechtsanwälte, sind in Einzelkanzleien 14 Prozent der Stellen für das nicht-juristische Personal unbesetzt, in Sozietäten sind es sogar knapp 42 Prozent. (Link: https://digitalekanzlei.de/refa-verzweifelt-gesucht/)
Wenn nun auf die seit Jahren sinkenden Ausbildungszahlen auch noch die Pensionierungswelle der Boomer-Generation trifft, verschärft sich der Mangel an Fachkräften weiter.
Eindrucksvoll war es für die Teilnehmer des Seminars zu sehen, wie digitale Lösungen bereits heute ineinandergreifen und so die Arbeitsabläufe in der Kanzlei gravierend verändern. Ein Beispiel ist die telefonische Mandatsannahme durch einen externen Dienstleister. Dieser nimmt die notwendigsten Informationen auf und gibt sie an eine externe Software ab. Die Software strukturiert die Informationen und leitet diese an den Anwalt weiter. Nach der Prüfung werden die Daten in die moderne Kanzleisoftware überführt, die wiederum die Akte automatisch anlegt. Übertragungen aus E-Mails oder Formularen sind nicht mehr notwendig und Übertragungsfehler werden auf diese Weise ebenfalls eliminiert. Außerdem sorgt diese Lösung für eine große Zeitersparnis. (Link: https://digitalekanzlei.de/die-perfekte-symbiose-beim-mandanten-onboarding-flexilead-meets-soldan-telefonservice/)
Worauf Anwälte, Notare und Steuerberater achten müssen, wenn sie externe Dienstleister beauftragen wollte, war ebenfalls Thema der Veranstaltung. Wichtige Kriterien sind beispielsweise Verschwiegenheitserklärungen, in Deutschland gehostete Server und verschlüsselte Verbindungen. Auch bei dem Einsatz von KI-Tools sind wichtige Prämissen zu beachten, wie Rekop ausführte, damit die Technik nicht zum Sicherheitsrisiko wird. Dazu zählen unter anderem Datenschutz und die Anonymisierung von Daten, die technische Sicherheit. Unter diesen Prämissen können KI-Tools bei der Recherche, der Zusammenfassung von Urteilen oder anderen Dokumenten, in der Kommunikation etwa über Chats oder in der Compliance-Überwachung schon heute eine wertvolle Unterstützung sein. Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in Lingen nahmen jedenfalls eine Menge an Information und Anregungen für ihre Kanzleiorganisation mit.
„Regionale Anwaltvereine können sich gern an uns wenden, wenn sie ihren Mitgliedern ebenfalls Unterstützung bei der sicheren Digitalisierung der Arbeitsabläufe in ihren Kanzleien bieten wollen“, sagt Rekop. Für Mitglieder des Anwaltvereins sowie Soldan-Kunden ist die Teilnahme an dem vierstündigen Seminar kostenfrei.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
