Aufgrund steigenden Fachkräftemangels stellt eine telefonische Mandatsannahme Kanzleien vor die große Herausforderung, diesen Prozess effizient und zeitsparend zu definieren.
Damit Anrufer nicht vor die Situation gestellt werden, sich ewiger Wartezeitenmusik hingeben zu müssen oder die Anrufe gar nicht angenommen werden, liegt die Überlegung nahe, die telefonische Mandatsannahme extern zu beauftragen. Verschiedene Dienstleister bieten hier die Möglichkeit, zumindest die notwendigsten Grundinformationen aufzunehmen und an externe Software abzugeben. Nachgelagerte zeitintensive repetitive Bearbeitungsschritte können so durch den Einsatz von Software vollautomatisch erledigt werden und den Kanzleialltag erleichtern.
Genau zu dieser Kombination aus Dienstleistung und Software haben wir Björn Schmidt, Senior Legal Engineer bei unserem Kooperationspartner fastlaw, in einem kurzen Interview zu seinen Erfahrungen zur Symbiose FlexiLead und dem Soldan Telefonservice befragt.
- Welche Erfahrungen haben Sie in Verbindung mit dem Telefonservice?
FlexiLead ist in Kombination mit dem Telefonservice bei unseren Bestandskunden bereits seit mehreren Monaten im Einsatz und bietet einen großen Mehrwert für alle Kanzleien, die ihr Sekretariat entlasten wollen. Unsere Kunden schätzen an dem Telefonie-Modul, dass FlexiLead die telefonischen Anfragen direkt strukturiert sammelt und diese dann dem zugehörigen Rechtsgebiet und Sachbearbeiter zugewiesen werden können. Ein Übertragen von Daten aus E-Mails ist nicht mehr notwendig.
- Wie hoch ist der Implementierungsaufwand?
Der Aufwand der Implementierung von FlexiLead ist sehr gering. Es muss lediglich festgelegt werden, welche Daten der Telefonservice abfragen soll. Der Telefonservice legt die neue Anfrage dann direkt in FlexiLead an. Eine Einrichtung erfolgt innerhalb weniger Tage.
- Wie sieht der Prozess der Leadbearbeitung aus?
FlexiLead ist ein vollwertiges CRM-System für Rechtsanwaltskanzleien. Nachdem die Daten vom Telefonservice an FlexiLead übergeben wurden, kann der Benutzer die Daten in FlexiLead strukturiert anreichern. Es können Sachbearbeiter zugewiesen, Aufgaben erteilt und fehlende Informationen und Unterlagen automatisiert beim potenziellen Mandanten abgefragt werden. Ein händisches Übertragen von Daten ist nicht mehr notwendig. Sind alle Daten zur Mandatsbearbeitung vorhanden, legt FlexiLead die Akte in der Kanzleisoftware an.
- Wie würden Sie Ihre typische Zielgruppe charakterisieren?
Zu unseren Kunden zählen Kanzleien unterschiedlichen Zuschnitts, von Einzelanwälten bis Kanzleien mit mehr als 50 Mitarbeitern ist alles dabei. Insbesondere das Telefonie-Modul von FlexiLead schafft für jede Kanzlei große Vorteile, die Ihre Anfragen nicht ausschließlich über die Kanzlei-Website oder per E-Mail erhalten. Unserer Erfahrung nach wünscht ein Großteil aller Mandanten weiterhin den telefonischen Kontakt zur beauftragten Kanzlei. Der Soldan-Telefonservice bietet hier in Kombination mit FlexiLead eine große Entlastung.
- Treten technische Probleme in Verbindung mit dem Telefonservice auf?
Technische Probleme sind bei unseren Kunden bis jetzt nicht aufgetreten. FlexiLead ist ein cloudbasiertes Tool, in das Sie sich von überall geräteunabhängig über den Browser einwählen können. Serverprobleme oder Systemausfälle durch Updates gibt es bei FlexiLead nicht.
Zusammenfassend kann man sagen, dass der Kanzleialltag einem Wandel unterliegt. Kanzleien, die es schaffen, Ihre Mandatsannahme effizient zu gestalten und auch Symbiosen zu nutzen, werden für die Zukunft konkurrenzfähig bleiben.
Thomas Müller ist seit 2020 bei Soldan als Produktmanager für Kanzleiservices / Business Development / Legal Tech zuständig. Er betreut bei Soldan das Portfolio im Bereich Software as a Service. Vor seiner Zeit bei Soldan hatte er verschiedenste Positionen im Vertrieb inne.
