Die in diesem Blog schon mehrfach dargestellten Rechtsgrundlagen zur elektronischen Signatur sollen hier noch einmal kurz zur Einleitung dienen.
Einfache Signatur, qualifizierte elektronische Signatur und beA-Karte
Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter können als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht werden (130a I ZPO).
Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden (130a III ZPO). Der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts ist ein sicherer Übermittlungsweg (130a IV ZPO).
Die Inhaber eines für sie erzeugten Zertifikats dürfen dieses keiner weiteren Person überlassen und haben die dem Zertifikat zugehörige Zertifikats-PIN geheim zu halten (26 I RAVPV).
Mögliche und unmögliche Arbeitsabläufe in Kanzleien
Aus diesen Regelungen lassen sich bereits mehrere mögliche und unmögliche Arbeitsabläufe in Kanzleien ableiten bzw. teils noch immer verbreitete Irrtümer vermeiden.
Anwältinnen und Anwälte können elektronische Dokumente laut ZPO also "qualifiziert elektronisch signieren" oder schlicht "signieren". Die qualifizierte elektronische Signatur eröffnet die Möglichkeit, das Dokument anschließend über das Büro versenden zu lassen. Das einfach signierte Dokument - hier genügt z.B. Name + Rechtsanwalt - muss für die wirksame Einreichung bei Gericht jedoch von der signierenden Anwältin oder vom signierenden Anwalt selbst über das beA versandt werden.
Überlässt eine Anwältin oder ein Anwalt die für sie oder ihn ausgestellte beA-Karte mit der PIN einem Mitarbeitenden der Kanzlei oder einer anderen Person, verstößt das gegen die Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und kann laut Rechtsprechung auch die Unwirksamkeit des gerichtlichen Eingangs zur Folge haben.
Die Fernsignatur
Die Bundesnotarkammer bietet Anwältinnen und Anwälten seit 2023 die Möglichkeit der sogenannten Fernsignatur. Das bedeutet, die qualifiziert elektronische Signatur liegt in der technischen Umgebung der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer und kann nach Authentisierung mit beA-Karte und PIN für elektronische Dokumente genutzt werden.
Alternative Möglichkeiten für die qualifizierte elektronische Signatur
Nicht so bekannt und verbreitet ist die für das beA weiterhin bestehende Möglichkeit, Signaturkarten mit der Schlüsselverwendung "QES" zum Anbringen einer qualifiziert elektronischen Signatur zu nutzen. In Frage kommen zum Beispiel Signaturkarten der Deutsche Telekom Security GmbH, D-Trust GmbH oder die Signaturkarte der Bundesagentur für Arbeit.
Aktuelle Herausforderungen bei der Fernsignatur
Die Fernsignatur brachte für Kanzleien und Kanzleisoftwarehersteller neue Herausforderungen, die aktuell zu ungünstigen Arbeitsabläufen in den Kanzleien führen können. Einerseits nutzen (noch) nicht alle anwaltlichen Berufsträger das Fernsignaturangebot der Bundesnotarkammer bzw. haben die Fernsignatur erfolgreich beantragt. Andererseits bieten einige Hersteller von Kanzleisoftware im Rahmen Ihrer beA-Funktionen die zuvor genannte Fernsignaturmöglichkeit nicht an. So versenden Anwältinnen und Anwälte Schriftsätze und Anträge an die Gerichte notgedrungen selbst und verzichten in den Arbeitsabläufen der Kanzlei auf günstige Effekte, die eine routinierter Einsatz der qualifiziert elektronischen Signatur bringen würde.
Empfehlung qualifizierte elektronische Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht eine zulässige Einreichung über das beA oder über einen anderen Client direkt an Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach des Gerichts (§ 4 ERVV). Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können - wie es vielen Kanzleiabläufen seit jeher entspricht - zulässig einreichen. Das Einreichen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann die Chance auf eine Wiedereinsetzung im Vergleich zur Einreichung durch die Anwältin oder den Anwalt selbst erhöhen. Remotearbeit und Stellvertretungen lassen sich flexibler gestalten wenn es keine Personenidentität zwischen Postfachinhaber und Signatur geben muss.
Christian Rekop leitete von 2007 bis 2020 den Bereich Wissen und Recherche bei Soldan, seit 2021 ist er Leiter Business Development, Legal Tech und Services. Christian Rekop ist Dozent für Legal Tech Management an der FOM Hochschule. Vor seiner Zeit bei Soldan hat er an der Ruhr-Universität Bochum das Studium Rechtswissenschaft belegt, mit dem ersten juristischen Staatsexamen 2006 abgeschlossen und nach dem weiterführenden Studiengang Wirtschafts- und Steuerrecht den Abschluss Magister Legem (LL.M.) erworben.
