Am 29.10.2024 wurde im Bundesgesetzblatt (BGBl I 2024, Nr. 323) das „Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)“ verkündet, das eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen in Kanzleien vorsieht.
Für Buchungsbelege galt bisher grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sie verkürzt sich nun auf acht Jahre.
Bestimmte Unterlagen wie Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Zollunterlagen bleiben von dieser Änderung unberührt und sind nach wie vor zehn Jahre aufzubewahren, §§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs. 4 HGB.
Handelsbriefe sowie andere steuerlich relevante Unterlagen (§§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB) müssen weiterhin sechs Jahre lang aufbewahrt werden, §§ 147 Abs. 3 AO, 257 Abs 4 HGB.
Tipp: Kanzleien können daher Ihr Archiv auf diese neuen Aufbewahrungsfristen hin sichten und Buchhaltungsbelege, die älter als 8 Jahre sind, vernichten.
Ein Verarbeitungsverzeichnis, mit dem unter anderem ein internes Konzept für die ordnungsgemäße Vernichtung von Daten unter gleichzeitiger Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten dokumentiert ist, sollte in jeder Kanzlei vorhanden sein.
Die im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz beschlossenen verkürzten Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sollten daher in das kanzleiinterne Löschungskonzept eingepflegt werden.
Bettina Kauffel ist seit 2012 bei Soldan als Produktmanagerin für Kanzleiservices / Business Development / Legal Tech zuständig. Vor ihrer Zeit bei Soldan hatte sie mehrere Positionen im Marketing/Vertrieb in der Industrie sowie im internationalen Finanzdienstleistungsbereich inne. Einen langjährigen juristischen Bezug hat sie unter anderem durch ihre "Juristen"-Familie.
