Mit unserem Blogbeitrag https://digitalekanzlei.de/e-rechnungspflicht-kommt-auch-fuer-anwaelte-und-steuerberater/ informierten wir im Oktober ausführlich über die E-Rechnungspflicht in Kanzleien ab 2025. Zu Spezialfragen und -antworten der Anwaltschaft, wie z.B. das Verhältnis der E-Rechnung zur Verschwiegenheitspflicht oder zur jüngsten Formerleichterung anwaltlicher Rechnungen sei auf https://www.rak-berlin.de/kammerton/ausgaben/ausgabe/ausgabe-05-2024/wann-wird-die-erechung-zur-pflicht/ verwiesen. 

Dieser Beitrag soll einen kompakten Überblick zu den unterschiedlichen Pflichten zu unterschiedlichen Stichtagen bis 2028 geben sowie eine konkrete Lösung einer einzelnen Herausforderung aufzeigen – nämlich der, ab 01.01.2025 eingehende E-Rechnungen überhaupt bearbeiten zu können. 

Was? 

E-Rechnungen sollen im B2B-Bereich ab 2025 zum Standard werden, vgl. Wachstumschancengesetz BGBl. I 2024 Nr. 108 vom 27.03.2024. 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F. 

PDF-Rechnungen sind dann sonstige Rechnungen, § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG n.F., wonach eine sonstige Rechnung eine Rechnung ist, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. 

Das strukturierte Format der E-Rechnung muss der europäischen CEN-Norm EN16931 entsprechen. Erlaubt sind auch hybride Datenformate, die zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden können, soweit der Strukturdatenteil interoperabel mit der EN16931 ist. (X-Rechnung und ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 erlaubt laut BMF Schreiben vom 15.10.2024).  

Hybride Formate haben in der Regel einen menschenlesbaren Teil, eine E-Rechnung in einem rein strukturierten elektronischen Format hat das nicht. Das wird zur Folge haben, dass Kanzleien ohne eine entsprechende Softwareanwendung ab 01.01.2025 E-Rechnungen erhalten könnten, die sie dann nicht bearbeiten können. 

Wann? 

Für die Planung der notwendigen Anpassungen in den Arbeitsabläufen hier eine Zusammenfassung der gesetzlich vorgesehenen Umsetzungsfristen: 

Wie? 

Wie beschrieben ist am 01.01.2025 zunächst der Rechnungseingang ein mögliches Problem, nicht der -ausgang. Kanzleien mit einer entsprechenden Software bzw. Buchhaltungsfunktionen in der Kanzleisoftware können mit einer entsprechenden Verarbeitungsmöglichkeit rechnen.  Das sollte jedoch in jedem Fall mit dem entsprechenden Dienstleister verbindlich geklärt werden.  

Für Kanzleien ohne Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware bzw. Kanzleien, die nicht sicher mit einer solchen Funktion rechnen können, bietet Soldan ab Dezember 2024 mit der Software E-Rechnung-Direkt eine (Übergangs-)Lösung an, mit der eingehende E-Rechnungen menschenlesbar gemacht und exportiert werden können.  

Christian Rekop

Christian Rekop leitete von 2007 bis 2020 den Bereich Wissen und Recherche bei Soldan, seit 2021 ist er Leiter Business Development, Legal Tech und Services. Christian Rekop ist Dozent für Legal Tech Management an der FOM Hochschule. Vor seiner Zeit bei Soldan hat er an der Ruhr-Universität Bochum das Studium Rechtswissenschaft belegt, mit dem ersten juristischen Staatsexamen 2006 abgeschlossen und nach dem weiterführenden Studiengang Wirtschafts- und Steuerrecht den Abschluss Magister Legem (LL.M.) erworben.