Nach mehreren Anläufen und heftigen politischen Diskussionen ist das Hinweisgeberschutzgesetz am 2. Juli 2023 nun in Kraft getreten. Das Gesetz zielt darauf ab, Hinweisgeber in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen besser zu schützen. Sie sollen keine Repressalien zu fürchten haben, wenn sie auf Missstände und Gesetzes- oder Regelverstöße in ihrem beruflichen Umfeld aufmerksam machen.
Um diesen Hinweisen nachgehen zu können, müssen Arbeitgeber mit mehr als 249 Beschäftigten ab sofort entsprechende Kommunikationskanäle und Meldestellen einrichten. Aber auch Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen handeln; für sie gilt diese Pflicht vom 17. Dezember 2023 an. Für die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestelle bestehen einige Vorgaben: So muss der Eingang eines Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Die Meldestelle muss den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über geplante oder bereits unternommene Maßnahmen informieren. Alle Prozesse unterliegen der Vertraulichkeit. Das betrifft sowohl den Hinweisgeber als auch Personen, gegen die sich die Hinweise möglicher Weise richten. Es muss sichergestellt werden, dass etwa die IT-Abteilung oder andere Unberechtigte keinen Zugriff auf die Informationen haben. Grundsätzlich sollen diese Meldestellen nicht nur für die eigenen Mitarbeiter, sondern auch für Mitarbeiter von Lieferanten, ehemaligen Beschäftigten sowie freien Mitarbeitern etc. zugänglich sein. Nach dem Kompromiss, den Bund und Länder im Mai 2023 gefunden haben, gibt es allerdings nicht mehr die Verpflichtung, anonymen Hinweisen nachzugehen; es wird lediglich vorgegeben, dass sie bearbeitet werden sollten.
Auch Kanzleien müssen sich mit dem Hinweisgeberschutz befassen, wenn sie die entsprechende Anzahl an Mitarbeitern beschäftigen. Da nicht nur die Berufsträger, sondern auch Assistenz sowie Auszubildende dazu zählen, sind diese Grenzwerte schnell erreicht. Da zurzeit noch nicht abschließend geklärt ist, wie die Beschäftigtenzahl genau zu berechnen ist, ob zum Beispiel Teilzeitbeschäftigte nur anteilig oder voll anzurechnen sind, wird in der Literatur empfohlen, die Beschäftigten nach Kopf zu berechnen.
Unabhängig von der Mitarbeiteranzahl wird für Kanzleien die Beschäftigung mit diesem Thema auch aus Gründen der Compliance wichtig. Nach der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) sind Sozietäten selbst Träger von berufsrechtlichen Rechten und Pflichten und müssen „durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass berufsrechtliche Verstöße frühzeitig erkannt und abgestellt werden.“ (§ 59e Abs. 2 BRAO). In ihrer Sitzung im Mai 2023 hat sich die Satzungsversammlung bei der Bundesrechtsanwaltskammer damit befasst, wie die Einhaltung des Berufsrechts in den Berufsausübungsgesellschaften gewährleistet werden kann und den neuen § 31 der Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA) beschlossen, der wahrscheinlich frühestens Ende des Jahres in Kraft treten wird. Nach dieser Vorschrift sollen die Gesellschaften laufend ihre konkreten Risiken für Berufsrechtsstöße überwachen. Dazu hat die Satzungsversammlung auch einen Katalog von Maßnahmen empfohlen, zu der ebenfalls eine interne Hinweismeldestelle für berufsrechtsbezogene Beschwerden zählt.
Von Bedeutung ist das Hinweisgeberschutzgesetz für Kanzleien aber auch unter dem Beratungsaspekt: Unternehmen können auch externe Dienstleister damit beauftragen, eine Meldestelle für sie einzurichten und zu betreiben. Kanzleien können also diese Leistungen ihren Mandanten anbieten. Sie verfügen über die notwendige Expertise und unterliegen schon allein aufgrund ihrer Berufspflichten der Verschwiegenheit und Unabhängigkeit.
Auf jeden Fall ist es wichtig, sich mit dem Hinweisgeberschutzgesetz zu beschäftigen und zu handeln. Dabei kann Soldan unterstützen. Zusammen mit dem Kooperationspartner lawcode bietet der Kanzleispezialist eine sichere Lösung für ein digitales Hinweisgebersystem an: Die Soldan-Hintbox. Für Kanzleien, die das Thema Hinweisgeberschutz als eigenes Beratungsfeld aufbauen möchten, steht eine spezielle Ombudslösung zur Verfügung.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
