Ganz einfach mit dem Soldan-Baukasten zur Geldwäsche-Prävention

Das Pflichtenprogramm der Notare im Geldwäschebereich wird ab 01. April 2023 immer umfangreicher und ist inzwischen ein zentraler Punkt der Geschäftsprüfungen bei Notaren: Je nach Kammerbezirk ist 2023 vermehrt mit – angekündigten und unangekündigten – Prüfungen und Sonderprüfungen zum Thema Geldwäsche zu rechnen. In den Notariaten müssen daher die Prozesse und Maßnahmen zur Geldwäsche-Prävention erhöht werden.

Warum sind die Prozesse für die Notariate so aufwändig?
Mit dem SDG II (Sanktionsdurchsetzungsgesetz II) wurden verschiedene Gesetzestexte angepasst. Dazu gehört unter anderem auch das Geldwäschegesetz (GwG) (Artikel 4 SDG II). Hiernach werden insbesondere Notaren neue Pflichten auferlegt. Sie werden durch Ergänzungen und Änderungen des GwG dazu verpflichtet, über die Einhaltung des Barzahlungsverbotes beim Tausch oder Erwerb von inländischen Immobilien zu wachen (§16a Abs. 2 Satz 1 GwG).

 Welche Prozesse sind das?
Zu den Prozessen, die angepasst werden müssen, zählen unter anderem die Kundenidentifizierung (KYC/Due Diligence), Plausibilitätsprüfungen, Meldepflichten sowie die Dokumentationspflichten nach dem GwG.

Welche Anforderungen gibt es?
Inländische Immobilien dürfen nicht mehr mit Bargeld, Kryptowerten, Gold, Platin oder Edelmetallen erworben werden (§16a Abs. 1 GwG).
Die Überwachung des Barzahlungsverbotes verlangt von Notaren, dass die an den Transaktionen Beteiligten entsprechende Nachweise erbringen. Hierzu eignen sich vor allem Zahlungsbestätigungen der jeweiligen Kreditinstitute. Der Nachweis entfällt nur dann, sofern die Erwerbssumme 10.000€ nicht übersteigt oder die Transaktion über Anderkonten der Notare vorgenommen wird (§16a Abs. 5 GwG).
Zusätzlich zur Einforderung der Zahlungsbestätigungen müssen Prüfungen auf deren Schlüssigkeit durchgeführt werden (§16a Abs. 3 Satz 1 GwG). Notare müssen sicherstellen, dass die eingebrachten Mittel aus nachvollziehbar legalen Quellen stammen und den Kaufabsichten entsprechen.
In Fällen, in denen die (vollständige) Gegenleistung erst nach Einreichung des Eintragungsantrags erfolgt, müssen entsprechende Prüfungen auf Schlüssigkeit sowie die Überwachung der Einhaltung des Barzahlungsverbots durch Notare über eine Zeitspanne von bis zu einem Jahr erfolgen (§16a Abs. 4 GwG).
Hierbei sind Notare dazu verpflichtet, die entsprechenden Nachweise von ihren Klienten aktiv einzufordern (§16a Abs. 4 Satz 5 GwG).
Stellen Notare bei Ihren Prüfungen Anhaltspunkte fest, die auf eine Verbindung zu Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten, müssen sie Geldwäsche-Verdachtsmeldungen abgeben. Hierbei gilt jedoch eine verlängerte Transaktionssperre von fünf Werktagen im Vergleich zu den bisherigen drei Werktagen, nach denen eine Transaktion trotz Abgabe einer Verdachtsmeldung ohne Rückmeldung der zuständigen Behörde durchgeführt werden darf (§16a Abs. 3 Satz Nr. 1-2 GwG).
Dieselben o.g. Vorgaben gelten für den Erwerb von Anteilen an Gesellschaften, in deren mittel- oder unmittelbaren Besitz sich inländische Immobilien befinden Entsprechende Besitzverhältnisse gilt es also vorab zu prüfen.
Zudem wird die Identifizierungspflicht der wirtschaftlich Berechtigten verschärft. So wurde der §19 Abs. 3 GwG dahingehend ergänzt, dass im Falle der nicht-Identifizierung einer natürlichen Person als wirtschaftlich Berechtigte hierfür bestimmte Gründe angegeben werden müssen.

Gibt es neue Dokumentationspflichten?
Die Überwachung der Einhaltung des Barzahlungsverbotes muss, wie alle weiteren Maßnahmen zur Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften, nach den gesetzlichen Regelungen revisionssicher für fünf Jahre gespeichert werden (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und Abs. 4 GwG). Das gilt nicht nur aber insbesondere für die Fälle, in denen Notare Geldwäsche-Verdachtsmeldungen abgeben.

- Transparenz und signifikante Kostenersparnis
- Optimale Beratung durch GwG-Experten (Juristen, Compliance Manager)
- Kein Mitarbeiter muss für Aus- und Fortbildung zum Geldwäschebeauftragten freigestellt werden
- Kein erweiterter Kündigungsschutz für Mitarbeiter in der Kanzlei
- Keine interne Interessenkollision
- Minimierung des Geldwäscherisikos

- Bestellung zum externen oder stellvertretenden Geldwäschebeauftragten
- Registrierung beim Meldeportal „GoAML“
- Übernahme des Verdachtsfallmanagements und Verdachtsmeldungen
- Dokumentation und Archivierung von Meldungen
- Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und Financial Intelligence Unit (FIU)
- Telefonische kostenfreie Beratungshotline
- Optional: Bereitstellung des Hinweisgebersystems (49 € / Monat)

- Entlastung Ihres internen Geldwäschebeauftragten
- Exemplarische Vorgabe für die internen Prozesse
- Kostenfreier Check der neuen Prozesse im 2. Jahr nach Umsetzung
- Optimale Beratung durch GwG-Experten (Juristen, Compliance Manager)
- Minimierung des Haftungsrisikos

- Audit Ihrer internen Prozesse mit Handlungsempfehlungen
- Erstellung einer ausführlichen Risikoanalyse
- Aktualisierung nach einem Jahr
- Erstellung Richtlinie und Arbeitsanweisung
- Bereitstellung von Kundenidentifikations-Prozessvorgaben (KYC) und Muster

- KYC Prüfung von natürlichen Personen
- KYC Prüfung von juristischen Personen Standard
- KYC Prüfung von juristischen Personen Komplex
- KYC Intensivprüfung (Due Diligence)
- KYC Adverse Media Check (Medienbeobachtungs-Service) in deutsch oder englisch