Ab sofort müssen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte ihre Honorarabrechnungen nicht mehr eigenhändig unterschreiben. Es reicht aus, wenn sie ihren Mandanten ihre Gebührenrechnung einfach per Mail zusenden; deren ausdrückliche Zustimmung ist dafür nicht mehr länger erforderlich.
Diese Vereinfachung geht auf das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz zurück, das am 17. Juli 2024 in Kraft getreten ist. War bisher in § 10 Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) geregelt, dass der Rechtsanwalt „die Vergütung nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung“ einfordern kann, lautet der neu gefasste Paragraph wie folgt: „Der Rechtsanwalt kann die Vergütung nur aufgrund einer von ihm oder auf seine Veranlassung dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern; die Berechnung bedarf der Textform“.
Mit der Abschaffung des Schriftformerfordernisses seien jedoch keine Abstriche bei der zivil-, straf- und standesrechtlichen Verantwortung der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte für die Richtigkeit ihrer Vergütungsberechnung verbunden. Darauf weisen Bundesrechtsanwaltskammer und Deutscher Anwaltverein ausdrücklich hin. Beide hatten sich bereits seit geraumer Zeit für die Formerleichterungen eingesetzt. Das Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift passe nicht mehr in die digitalisierte Lebenswirklichkeit. Anwaltschaft und Mandanten seien an einer möglichst einfachen und barrierefreien elektronischen Übermittlung der Rechnung interessiert.
Im Kanzleialltag hat die Formerleichterung angenehme praktische Konsequenzen: Die Anwältin oder der Anwalt kann die Angestellten anweisen, die Gebührenrechnung zu erstellen und direkt an den Mandanten zu senden. Das spart Zeit – erst recht, wenn mal eine Abrechnung fehlerhaft sein sollte. Denn bislang musste die Gebührenrechnung dann neu erstellt, unterschrieben und abermals per Post zugestellt werden. Für Kanzleien, die bereits vollständig digital arbeiten, bedeutete dieses Procedere zudem einen Schritt zurück in die analoge Kanzleiwelt.
Allerdings sollten sich Anwälte und Anwältin auch darüber im Klaren sein, dass die unverschlüsselte digitale Übermittlung von Kostenrechnungen mit Risiken verbunden sein kann. Zum Beispiel können Honorarrechnungen von Betrügern abgefangen und manipuliert werden. Mit den Sicherheitsvorkehrungen beim E-Mail-Versand im Geschäftsverkehr hatte sich auch das Oberlandesgericht Karlsruhe beschäftigt (Az.: 19 U 83/22 vom 27.07.2023). Der Käufer eines Autos hatte kurz nacheinander zwei Rechnungen erhalten. In der zweiten – scheinbar korrigierten – Rechnung war jedoch eine andere Bankverbindung aufgeführt worden. Auf dieses – falsche – Konto zahlte der Käufer den Rechnungsbetrag. Das Gericht entschied, dass die Überweisung „auf das Konto des deliktisch handelnden Dritten“, nicht dazu führt, dass die Forderung erlischt. Der Käufer musste also noch einmal zahlen. Solche Betrügereien können auch Anwaltskanzleien treffen.
Die Datenschutzkommission hat für Berufe, die mit sensiblen Daten umgehen und Berufsgeheimnisträger sind, bereits 2020 klare Anforderungen zur qualifizierten Transportverschlüsselung bei der E-Mail-Kommunikation formuliert. Soldan bietet seinen Rechtsanwalts-Kunden zum Beispiel die Möglichkeit, die Rechnung mittels Fernsignaturfunktionalität des beA qualifiziert elektronisch (qeS) zu signieren. Mit der Lösung Soldan beA-Sign wird die qeS mit nur wenigen Klicks an dem Dokument angebracht, so dass das Dokument nebst Signaturdatei auch per Mail an den Mandanten geschickt werden kann.
Das Erfordernis der lückenlosen Transportverschlüsselung, können Kanzleien mit kanzleiSECUREMAIL erfüllen. Mehrere Verschlüsselungstechnologien werden verknüpft und automatisch angewendet. „Zudem erstellt das System für jedes versandte E-Mail einen Zustellnachweis. Das hat den Vorteil, dass Kanzleien in Zweifelsfällen nachweisen können, wann die Gebührenrechnung an den Empfänger versandt wurde“, erklärt Wendy Böker, Soldan-Produktmanagerin für den Bereich Business Development, Services und Legal Tech. Dies erleichtert auch die spätere Forderungsbeitreibung – falls nötig.
Und für Mandanten, die nicht digital arbeiten, gibt es einen weiteren sicheren Weg, um Gebührenrechnungen zu übermitteln und selbst vollständig digital zu bleiben - den Soldan Postservice: Die Rechnungen werden über den herkömmlichen Versandweg über die Deutsche Post AG an die Mandanten verschickt. Dabei werden die Rechnungen direkt im Druckzentrum der Deutschen Post gedruckt, kuvertiert und auf den Postweg gebracht. Die Kanzlei muss lediglich die Rechnung anstatt an den Kanzleidrucker an das Druckzentrum zum Druck aufrufen. Auf diese Weise spart die Kanzlei Material und Personaleinsatz.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
