Gedruckte Kanzlei-, Termin- und Fristenkalender für Anwaltskanzleien kann man im Soldan Sortiment bis heute als "Renner" bezeichnen. Dabei verfügt nahezu jede Kanzleisoftware über Funktionen zur elektronischen Berechnung und Notierung von Fristen. Die Arbeitsabläufe rund um das Thema Fristen sind aus zwei Gründen häufig noch nicht digital. Zum einen sind viele Kanzleien dem Einsatz von Kanzleisoftware zum Trotz noch nicht auf rein elektronische Akten umgestiegen und durch das Zusammenspiel von Fristen und Handakten macht die einseitige Digitalisierung des Fristenmanagements keinen Sinn. Zum anderen animiert die aktuelle Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur Arbeit mit elektronischen Fristenkalendern nicht gerade zu einer rein digitalen Arbeitsweise.
Rechtsprechung zu elektronischen Fristenkalendern
Überlässt der Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung von Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft, hat er durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Zu den zur Ermöglichung einer Gegenkontrolle erforderlichen Vorkehrungen im Rahmen der Fristenkontrolle gehört insbesondere, dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigungsvermerke oder auf sonstige Weise erkennen lässt, dass die Fristen in alle geführten Fristenkalender eingetragen worden sind. Wird dem Rechtsanwalt die Sache im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Verfahrenshandlung zur Bearbeitung vorgelegt, hat er die Einhaltung seiner Anweisungen zur Berechnung und Notierung laufender Rechtsmittelfristen einschließlich deren Eintragung in den Fristenkalender eigenverantwortlich zu prüfen.[1] Die Verwendung einer elektronischen Kalenderführung darf keine hinter der manuellen Führung zurückbleibende Überprüfungssicherheit bieten. Bei der Eingabe von Fristen in den elektronischen Fristenkalender bestehen spezifische Fehlermöglichkeiten. Die Fertigung eines Kontrollausdrucks ist erforderlich, um nicht nur Datenverarbeitungsfehler des EDV-Programms, sondern auch Eingabefehler oder -versäumnisse mit geringem Aufwand rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen.[2]
Die Fertigung eines Kontrollausdruckes sollte in Kanzleien angewiesen werden und als Büroanweisung schriftlich dokumentiert sein, um der Annahme eines anwaltlichen Organisationsverschuldens vorzubeugen.
Bei einer rein elektronischen Fristenverwaltung wird teilweise ein vier-Augen-Prinzip als ausreichende Kontrolle für das Erkennen von Eingabefehlern gesehen.[3]
Aktuelle Workflows in Anwaltskanzleien
Vor diesem Hintergrund können wir in Anwaltskanzleien derzeit vier verschiedene Workflows zur Handhabe von Fristen ausmachen.
- Die Kanzlei notiert Fristen ausschließlich in einem gedruckten Fristenbuch
- Die Kanzlei berechnet und notiert Fristen elektronisch und notiert diese zusätzlich in einem gedruckten Fristenbuch
- Die Kanzlei berechnet und notiert Fristen elektronisch und fertigt zur Fristenkontrolle jeweils Ausdrucke an
- Die Kanzlei berechnet und notiert Fristen ausschließlich elektronisch
Mit Blick auf die Vorteile einer elektronischen Berechnung erscheint 1. vielleicht etwas rückständig und mit Blick auf die BGH-Rechtsprechung 4. etwas zu mutig. Daher finden wir in Kanzleien fast ausschließlich Abläufe zu 2. und 3.
Wer einen elektronischen Fristenkalender einsetzt, kommt um das Führen einer elektronischen Akte nicht herum. Kanzleien, welche Papier-Handakten führen, legen der Form halber und für den Fristbezug zusätzliche E-Akten an. Kanzleien, welche die Akten elektronisch führen, tun dies meist mithilfe einer klassischen Kanzleiorganisationssoftware, die auch eine Funktion zur Fristenberechnung bereitstellt.
Größere Wirtschaftskanzleien nutzen jedoch vielfach keine klassische Kanzleiorganisationssoftware, sondern arbeiten mit Dokumentenmanagementsystemen und führen Akten anderweitig elektronisch. In solchen Systemen vorhandene Kalendersysteme eignen sich regelmäßig nicht für eine Fristenverwaltung, da die Programme nur für Termine und Wiedervorlagen ausgelegt sind. Bei einer zusätzlichen Software für die elektronische Fristenverwaltung kommt es für den barrierefreien Arbeitsablauf dann entscheidend auf Schnittstellen an, über welche die elektronische Fristenverwaltung mit Informationen aus der führenden Aktenverwaltung versorgt wird.
Ausblick
Die höchstrichterliche Rechtsprechung geht von einem Organisationsverschulden aus, wenn ein Kontrollausdruck oder die Ausgabe eines Fehlerprotokolls bei der elektronischen Fristenverwaltung unterbleibt. Zur Begründung wird angeführt, dass nur so Datenverarbeitungsfehler des EDV-Programms sowie Eingabefehler erkannt und beseitigt werden können. Die Annahme, dass Datenverarbeitungsfehlern nur mittels Ausdruck beizukommen ist, dürfte mittlerweile überholt sein. Ansonsten wären Medienbrüche in allen möglichen Bereichen von E-Justiz, ERV und Prozessautomatisierung in rechtlichen Bereichen notwendig. Für den Ausschluss von Eingabefehlern besteht die Hoffnung, dass es in Zukunft Klarheit über ausreichende elektronische Mittel zur Fristenkontrolle geben wird, wie z.B. die Konkretisierung der Gedanken zum Vier-Augen-Prinzip.
[1] BGH, Beschluss vom 27.11.2013 – XII ZB 116/13
[2] BGH, Beschluss vom 28.2.2019 – III ZB 96/18
[3] OLG Frankfurt a.M., Beschluss vom 28. 8. 2008 - 9 U 50/08
Christian Rekop leitete von 2007 bis 2020 den Bereich Wissen und Recherche bei Soldan, seit 2021 ist er Leiter Business Development, Legal Tech und Services. Christian Rekop ist Dozent für Legal Tech Management an der FOM Hochschule. Vor seiner Zeit bei Soldan hat er an der Ruhr-Universität Bochum das Studium Rechtswissenschaft belegt, mit dem ersten juristischen Staatsexamen 2006 abgeschlossen und nach dem weiterführenden Studiengang Wirtschafts- und Steuerrecht den Abschluss Magister Legem (LL.M.) erworben.
