Wieder einmal hat sich der Bundesgerichtshof (BGH) mit dem Fristenmanagement in der Rechtsanwaltskanzlei beschäftigt. In dem aktuellen Fall ging es um die anwaltlichen Sorgfaltspflichten, wenn noch Handakten in Papierform geführt werden. Dann muss ein Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin Vorkehrungen dafür treffen, dass das Zustellungsdatum, das in einem von ihm oder ihr abgegebenen elektronischen Empfangsbekenntnis eingetragen ist, auch in der Handakte dokumentiert wird. An die Zustellung anknüpfende Fristen müssen anhand der Angaben im elektronischen Empfangsbekenntnis berechnet werden. Das hat der BGH in seinem Beschluss vom 29. Mai 2024 klargestellt und die Rechtsbeschwerde des Anwalts als unzulässig abgewiesen (Az.: I ZB 84/23). Damit blieb die Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand verwehrt, die bereits die Vorinstanz abgelehnt hatte.
Ursprünglich ging es in dem Fall um einen Schadenersatzanspruch, den der Kläger wegen der Verletzung einer Nebenpflicht aus einem Maklervertrag forderte. Das Urteil des Landgerichts in dieser Sache war dem Anwalt des Klägers am 11. April 2023 über sein beA zugestellt worden. Am 12. Mai 2023 legte er Berufung beim Oberlandesgericht (OLG) ein. Im September 2023 teilte das OLG mit, dass es beabsichtige, die Berufung als unzulässig zu verwerfen, weil sie zu spät erfolgt sei. Daraufhin beantragte der Anwalt vorsorglich Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand und erklärte, dass das Urteil doch erst am 12. April eingegangen sei. Wie aus dem Urteil hervorgeht, sei in der Kanzlei die Fristüberwachung bei beA-Eingängen so organisiert, dass das Dokument am Eingangstag mit einem Dateinamen gescannt/gespeichert werde, der den Absender und das Datum der Erstellung des eingegangenen Schreibens wiedergebe; zugleich werde das Datum der Speicherung erfasst. Wegen der Anordnung, dies kalendertäglich zu tun, gewährleiste der Dateiname im Zusammenhang mit der Festlegung des Erstellungsdatums eine (weitere) Bestätigung des Eingangstermins.
Die Akteneinsicht, um die der Anwalt dann gebeten hatte, ergab jedoch, dass sich als Anlage zum Verkündungsvermerk des Landgerichts ein Empfangsbekenntnis des Klägervertreters vom 11. April 2023 bei der Akte befand.
Der BGH sah nun das Verschulden bei dem Anwalt: Er habe keine Vorkehrung dafür getroffen, dass die Berufungsfrist anhand der Angaben im elektronischen Empfangsbekenntnis über die Zustellung des erstinstanzlichen Urteils berechnet und notiert werde. Seine Ausführungen, wie die über das beA eingehenden Dokumente gespeichert würden, ließen eher vermuten, dass sich der Anwalt für die Fristenüberwachung auf die Richtigkeit "elektronischen Eingangsstempels" durch den Speichervorgang verlasse. Es sei auch nicht ersichtlich, wie in der Kanzlei der Fristenkalender geführt werde und die Fristenberechnung ausreichend überprüft werde. „Ein Rechtsanwalt ist zwar befugt, die Feststellung, Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen gut ausgebildetem und sorgfältig überwachtem Büropersonal zu überlassen. Jedoch hat er durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden“, heißt es in dem Urteil. Insbesondere müsse ein Rechtsanwalt sicherstellen, dass das für den Lauf einer Rechtsmittelfrist maßgebliche Datum der Urteilszustellung in einer jeden Zweifel ausschließenden Weise ermittelt werde. Nach Ansicht der Richter hätte der Anwalt dieses Problem ganz einfach lösen können, indem er zum Beispiel das elektronische Empfangsbekenntnis ausgedruckt oder ein Screenshot davon zu seiner Handakte hinzugefügt hätte.
Komfortabel und rechtssicher funktioniert das Fristenmanagement mit Posteingangsworkflow von Soldan: Alle Nachrichten, die über die angebundenen beA-Postfächer eingehen, werden im Zehn-Minuten-Takt abgerufen und über die Aktenzeichenerkennung automatisch der jeweiligen Akte zugeordnet. Das System erkennt, ob frist- oder termingebundene Nachrichten in den Dokumenten enthalten sind, so dass Fristen und Termine mit nur wenigen Klicks sicher und anwenderfreundlich berechnet und notiert werden können. Individuell kann im Fristenmanagement geregelt werden, wer alles über die Fristeneintragung und die -gründe informiert wird.
Das Soldan Fristenmanagement erfüllt die strengen Anforderungen, die die höchstrichterliche Rechtsprechung an den Umgang mit Fristenkalendern stellt. Dazu gehören zum Beispiel auch Kontrollausdrucke. Darüber hinaus bietet das Tool den Nutzern eine hohe Übersichtlichkeit. Das Soldan Fristenmanagement ist so konzipiert, dass es Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte vor Fristversäumnissen und daraus folgenden Haftungsrisiken schützt. Für Kanzleimitarbeiterinnen und-mitarbeiter bedeutet die Lösung erhebliche Zeitersparnis und damit Arbeitserleichterung.
Anke Stachow ist freie Journalistin mit dem Schwerpunkt „Recht und Steuern“. Seit Anfang 2015 schreibt sie für Soldan regelmäßig über Themen, die Anwälte und Steuerberater interessieren. Anke Stachow hat viele Jahre als Redakteurin für die Financial Times Deutschland und die Frankfurter Allgemeine Zeitung gearbeitet.
