Die gesetzlichen Know Your Customer (KYC) (dt. Kenne deinen Kunden) Anforderungen, insbesondere an Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater, steigen zunehmend. Die „Geldwäsche-Compliance“, also Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Anti-Geldwäsche-Maßnahmen zu denen KYC-Prozesse gehören, wird zudem immer stärker durch die zuständigen Kammern überprüft. Denn: Die Gefahren nehmen ebenfalls zu.
Juristische Berufe im Fokus: Geldwäsche sticht Verschwiegenheitspflicht. Lange waren juristische Berufe von der Meldepflicht bei Geldwäsche-Verdacht ausgenommen. Doch die berufliche Schweigepflicht bei Geldwäsche-Verdacht ist passé. Sofern z.B. Anwälte verdächtige Informationen außerhalb einer Rechtsberatung oder Prozessvertretung erlangen, sind sie zur Abgabe von Meldungen verpflichtet. Seitdem stieg insbesondere die Abgabe von Verdachtsmeldungen durch Notare. Verglichen mit der Größe des Marktes jedoch nur zu einem geringen Maße. Das bemängelte auch die internationale Prüforganisation FATF in Ihrem Prüfbericht zu Deutschland 2022. Dabei möchte wohl niemand im Verdacht stehen, mit Kriminellen, Geldwäschern oder Terroristen Geschäfte zu machen, gegen Sanktionsbestimmungen oder Gesetze zu verstoßen. Allein der Verdacht in kriminelle Handlungen eingebunden zu sein, kann nachhaltig abschrecken und Geschäftsentwicklungen torpedieren. Doch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Geldwäscheprävention erscheint häufig kompliziert und lenkt zudem vom eigentlichen Geschäft ab. Dabei lassen sich viele Verpflichtungen einfacher umsetzen, als es auf den ersten Blick scheint.
KYC-Prozesse sind ein gutes Beispiel für einen scheinbar komplizierten Schutz vor den Risiken von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Unter KYC – „Know Your Customer“ - wird die Verpflichtung verstanden, aktuelle und potenzielle Kunden beziehungsweise deren wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren und einer eingehenderen Analyse zu unterziehen.
Das heißt konkret, dass Risikofaktoren überprüft werden müssen. Dazu zählen zum Beispiel die Gültigkeit/Verifizierung von Ausweisdokumenten, der Abgleich mit aktuellen Sanktionslisten, Herkunftsnachweise bis hin zu Media-Recherchen und mehr. Auf Basis dieser KYC-Daten muss entschieden werden, ob ein Geschäft zustande kommen kann und unter welchen Bedingungen dies geschieht. Werden Risiken bei der KYC-Identifizierung festgestellt, muss eine Geschäftsbeziehung nicht automatisch ausgesetzt werden. Es könnte auch entschieden werden eine Geschäftsbeziehung einer dauerhaften Überwachung (engl. Monitoring) zu unterziehen. So könnte – wenn die errechneten Risiken eintreten – die Beziehung immer noch gekappt werden.
KYC-Prozesse gehören zu den grundlegenden Verpflichtungen nach dem Geldwäschegesetz. Genauso wie die fachgerechte KYC-Dokumentation. Denn natürlich muss im Nachhinein feststellbar sein, auf Basis welcher Rechercheergebnisse welche Entscheidungen gefällt wurden. Hierfür gilt eine gesetzliche Dokumentationspflicht von mindestens 5 Jahren, die zusätzlich einen wichtigen Teil des KYC-Prozesses ausmacht.
Zahlreiche Beispiele aus der Praxis zeigen, dass eine fehlende KYC-Compliance schnell zu einem Geschäftsrisiko werden kann. Bußgelder, Reputationsschäden oder direkte Eingriffe in den Geschäftsbetrieb durch Behörden sind häufig Folge fehlender oder fehlerhafter KYC-Prozesse. Meist rücken Banken, wie zuletzt die jetzt schwer angeschlagene Credit Suisse, deswegen in den medialen Fokus. Doch auch andere Branchen sind hiervon betroffen. Davon zeugen die jährlich veröffentlichen Zahlen zu Behördenprüfungen. Deren Anzahl nahm allein von 2020 bis 2021 um 61% zu.
Die globale Krisenlage stellt auch ein wachsendes Reputationsrisiko dar. So versuchen immer mehr sanktionierte Personen, sich hinter Strohmännern und Tarnfirmen zu verstecken. Medien greifen diese Thematik verstärkt auf. So kann aus dem Mangel eines wirksamen Know Your Customer-Systems ein „Kill Your Company“-Risiko werden.
Die Herausforderungen für juristische Berufe sind zusätzlicher erheblicher Papierkram zur KYC-Prozess-Dokumentation, komplizierte sich ständig ändernde Prüfverfahren und hohe Datenschutzansprüche (DSGVO). Außerdem müssen für KYC-Checks täglich aktualisierte nationale sowie internationale Quellen zum Datenabgleich herangezogen werden. Sie müssen etwa Informationen aus Handels- und Transparenzregistern einholen, Sanktions- und PeP-Listen (Politisch exponierte Personen) monitoren und Listen der Hochrisikoländer abgleichen. Das ist für viele kaum allein zu stemmen.
Digitale KYC-Lösungen zur automatisierten Abfrage notwendiger Daten bieten die Möglichkeit, Verpflichtungen nach dem Geldwäschegesetz einfach, bezahlbar und umsetzbar zu gestalten, indem man sie auslagert.
Spezialisierte Dienstleister bieten standardisierte und digitale Verfahren für KYC-Prüfungen an, die jeglichen Verpflichteten schnellere Ergebnisse und eine geringere „False Positive“-Rate beim Abgleich mit Datenbanken ermöglichen. Letztere beschreibt die Herausforderung, bei gleich oder ähnlich lautenden Namen von Geschäftspartnern mit solchen auf den abzugleichenden Listen sicher zu gehen, dass es sich wirklich um die Person handelt, mit der Geschäfte abgeschlossen werden sollen.
Weiter haben Verpflichtete Zugriff auf eine revisionssichere und übersichtliche KYC-Dokumentation von geldwäscherelevanten Geschäftsprozessen, die Behördenprüfungen standhält. Das Ganze funktioniert heutzutage sogar modern und einfach – per KYC-App.
Ob am Smartphone oder am Rechner – KYC-Checks sind nur einen Knopfdruck entfernt. Der Schutz vor dem Missbrauch durch Geldwäscher und Terroristen wird aller Hürden zum Trotz so zu einer einfachen Investition in ein wirklich nachhaltiges und krisenfestes Geschäftsmodell.
Ines Woltmann ist Expertin für Geldwäscheprävention und -compliance im Mittelstand. Sie berät zu Pflichten nach dem Geldwäschegesetz und passenden Lösungen von Kerberos Compliance. Das RegTech100-Unternehmen macht Geldwäscheprävention für jeden umsetzbar und einfach und setzt den Fokus insbesondere auf kundenfreundliche, digitale und rechtskonforme Lösungen. Zu den Kund:innen gehören Unternehmen aller Größen und Branchen.
