Die Arbeitsabläufe in Anwaltskanzleien lassen sich durch Legal Project Management (=LPM) erheblich optimieren. Bessere Strukturen bieten schnellen Überblick über zugeteilte Aufgaben und Fristen. Doch das ist nur einer von zahlreichen Vorteilen. Erfahren Sie in diesem Artikel, warum Projektmanagement für Rechtsanwaltskanzleien so wichtig ist und wie auch Sie dieses in Ihrer Kanzlei einführen können.

Warum Projektmanagement gerade für Kanzleien so wichtig ist

Rechtsanwälte sprechen in der Regel nicht von Projekten. Stattdessen ist die Rede von Mandanten, Akten oder Rechtsstreits.
Doch es macht durchaus Sinn, die Arbeit in der Kanzlei wie Projekte zu betrachten. Warum?
➢ Die Nachfrage nach „fixed fees“, vor allem durch Unternehmensklienten, steigt. Ohne Projektmanagement sind genaue Aufwände schwerer zu kalkulieren.
➢ Komplexe, große Fälle wie z.B. Bauträgerverfahren, Bieterverfahren oder M&A-Deals wo auch viele Stakeholder involviert sind, können schnell unübersichtlich werden.
➢ Fachkräfte fehlen in der Branche, daher muss die Arbeit umso effizienter gestaltet werden.

Der Ruf nach mehr Effizient und Produktivität ist laut. Doch was heißt das konkret? Effizient zu arbeiten, bedeutet …
➢ zu wissen, wie lange das Bearbeiten eines Falles dauert.
➢ Ressourcen von Mitarbeitern zu kennen.
o Wer ist wann wofür verfügbar?
o Wer ist zu wenig / zu sehr ausgelastet?
➢ Fälle in Projektabschnitte mit entsprechenden Aufgaben einzuteilen.
o Welche Schritte bedingen einander in der Abarbeitung des Falles?
o Weiß jeder, was zu tun ist?
o Welche Fristen sind einzuhalten?
➢ Budgets einfach einsehen zu können.
o Wie viel vom Budget ist noch übrig?
o Wie viel Budget wurde bereits verbraucht?

Legal Project Management kommt immer mehr in deutschsprachigen Kanzleien an. Kanzleien setzen es ein, um Fälle schneller und effizienter abzuschließen. Darüber hinaus kann die Mandantenbindung durch digitale Tools im LPM gestärkt werden. Wie das funktioniert, zeigen Ihnen die nächsten Absätze.

Mandanten fordern immer häufiger Festpreise und digitale Zusammenarbeit in der Rechtsberatung

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache. LPM (=Legal Project Management) ist eine Top-Priorität von Kanzleien im deutschsprachigen Raum. Etwa 52% aller befragter Unternehmensjuristen sehen eine hohe Priorität bei der Optimierung von Arbeitsabläufen. Dies ist auch eines der wichtigsten Mandatierungskriterien. Bei der Mandatierung spielt die Erfahrung des Rechtsberaters immer noch die wichtigste Rolle. Doch gleich an dritter Stelle (nach „Informationen über relevante Rechtsentwicklungen“) steht das Kriterium „Projektmanagement im Mandat“. Aus guten Gründen.
Bereits seit einigen Jahren gibt es einen signifikanten Wandel in der Branche in Bezug auf Honorare. Stundenhonorare waren Jahrzehnte lang gang und gäbe. Das hat sich jedoch grundsätzlich geändert. Insbesondere große und komplexe Kunden, wie börsendotierte Konzerne oder Kreditinstitute, legen heutzutage Wert auf transparente und wirtschaftliche Preise. Dabei waren das früher jene Kunden, die das Wort „kostensparend“ wohl nur aus dem Wörterbuch kannten. Woran liegt das?

Der Zugang zu eingekauften Beratungsleistungen ist heute pragmatischer als je zuvor. Das gilt auch für Rechtsberatung. Klienten verlangen Planbarkeit in Bezug auf Kosten und Werk. Das heißt: Sie legen gerne im Voraus fest, welche Leistungen zu welchem Zeitpunkt geliefert werden sollen und wie viel dies kosten darf. Die Zeiten, in denen erst einmal „darauf losgearbeitet“ wurde, um dann Honorarnoten legen zu können, die einmal höher und einmal geringer ausfallen, sind vorbei.

Viel lieber vereinbaren Klienten fixe Honorarsummen oder monatliche Festpreise. Tatsächlich können Mandantenbeziehungen unter Honoraren leiden, die als überraschend empfunden werden.
Grundsätzlich sind Mandanten immer weniger bereit, nicht-digitale Zusammenarbeit hinzunehmen. Das gilt nicht nur für große Unternehmensklienten. Auch Privatklienten stellen immer mehr Forderungen an ihre Rechtsberatung – vermutlich zu Recht. Denn der Eindruck, sich stets „nach dem Anwalt richten“ zu müssen und einfach auf die nächste E-Mail von der Kanzlei zu warten, wird als frustrierend erlebt. Viele Privatklienten bevorzugen es, Leistungen, Kosten und Deadlines bereits im Vorhinein festzulegen.

Wer kein Projektmanagement betreibt, riskiert es, Klienten zu verlieren. Doch nicht nur das. Folgende Szenarien erfordern ein effizientes Projektmanagement in der Kanzlei:

➢ Zusammenarbeit mit Privatpersonen mit Rechtsschutzversicherung: Da nur ein lt. Tarif bezahlt wird, muss effizient gearbeitet werden.
➢ Einzelanwälte, kleine Kanzleien und Boutique-Kanzleien mit knappen Personalressourcen
➢ Kanzleien, die expandieren und Ihr Wachstum weiter nach oben schrauben wollen
➢ Kanzleien ab 200 Mitarbeitern: Ab dieser Personalanzahl stagniert die Effizienz oft, selbst bei sehr guter Organisationsstruktur. Abhilfe können hier meist nur optimierte Arbeitsabläufe schaffen.
➢ Bestimmte Sachverhalte wie DSGVO-Audits, Erörterungsverfahren, M&A Deals etc., da hier besonders viele Akteure involviert sind.
➢ Kostenkalkulation: Durch Projektvorlagen mit vordefinierten Meilensteinen und Projektabschnitten können Kosten für ähnliche Fälle leichter kalkuliert werden.
Lesen Sie in den nächsten Absätzen, wie auch sie Projektmanagement in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Kanzleialltag: So setzen Sie Projektmanagement erfolgreich ein

Es kann überwältigend wirken, Projektmanagement neu in Ihrer Kanzlei einzuführen. Vor allem dann, wenn Sie noch wenig Erfahrung darin haben. Doch bedenken Sie eines: Projektmanagement soll Ihnen dienen und nicht umgekehrt. Durch digitale Tools soll Ihr Arbeitsalltag erleichtert werden. Es darf nicht darum gehen, komplizierte technische Lösungen einzuführen, die lange Einschulungszeiten erfordern und Ihre Prozesse komplett auf den Kopf stellen.

In der Praxis bedeutet die Einführung eines Projektmanagement-Tools einfachere und schnellere Abläufe. Wie kann das aussehen?

➢ Sie arbeiten mit einem übersichtlichen „Taskboard“. Dieses zeigt Ihnen alle Projektphasen an, die Sie zuvor selbst festlegen. Alle Aufgaben sind in der jeweiligen Phase gelistet. Auf den ersten Blick erkennen Sie, was noch offen und was bereits erledigt ist.
➢ Ein neues Projekt müssen Sie nicht von Null auf beginnen. Nutzen Sie Vorlagen inkl. Orderstruktur und Content, die zum jeweiligen Fall passen (z.B. M&A, Bauträgerverfahren etc.).
➢ Fragen und Kommentare zu Sachverhalten können direkt im Akt, in der Aufgabe oder im Projektübergreifenden Chat verfasst werden. Natürlich auch mobile auf Ihrem Smartphone. Es müssen keine E-Mails hin- und hergeschrieben werden und Informationen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
➢ Der aktuelle Status eines Projektes und die nächsten Schritte werden transparent angezeigt (z.B. in einem Kanban-Board).
➢ Dateien können bei den entsprechenden Aufgaben hochgeladen werden. Sie müssen nicht mühsam nach ihnen suchen, etwa im E-Mail-Postfach oder auf Servern.
➢ Bei Bedarf werden Projekt-Reports mit wenigen Klicks automatisch erstellt.
➢ Es können ortsunabhängig, papierlos und zeitgleich Verträge, oder sonstige Dokumente bearbeitet und mittels europäischer E-Signatur unterschrieben werden.

Diese Features und vieles mehr bietet IURIO. Erfahren Sie mehr darüber auf unserer Website oder bei einem kostenlosen Erstgespräch.

Chance nutzen: Vorteile von LPM auf einen Blick

Kanzleien, die Projektmanagement einsetzen, behaupten sich nachhaltig gegenüber der Konkurrenz. Denn Projektmanagement …
➢ verbessert die interne Kommunikation zwischen Abteilungen und fallübergreifend.
➢ bietet Überblick über komplexe Fälle.
➢ zeigt, welche Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt sind.
➢ hilft dabei, Fristen einzuhalten.
➢ erleichtert die Budgetplanung.
➢ dokumentiert alle Vorgänge und Änderungen und schafft so Transparenz und Vertrauen.
➢ erhöht die Planbarkeit von personellen Ressourcen.
➢ macht Fälle auswertbar und zeigt auf, wo effizient gearbeitet wurde und wo es noch Potenzial gibt.

All das sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern verhindert Fehler und steigert die Mandanten-Verbindung zur Kanzlei. Denn gründlich und rechtzeitig erledigte Aufgaben zu transparenten Preisen schaffen Vertrauen bei Mandaten. Durch die Entlastung des bestehenden Personals, können mehr gewinnbringende Aufgaben erfolgreich erledigt werden. LPM ist daher nicht nur ein effizientes Werkzeug, sondern auch ein Erfolgsfaktor für Ihre Kanzlei. Lassen Sie diese Chance nicht ungenutzt.

Andreas Nabicht

Als Head of Customer-Service bei IURIO weiß Andreas, wo bei Unternehmen, Juristen, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern der Schuh drückt – und was sich dagegen tun lässt. Seit über 15 Jahren geht der Diplom-Betriebswirt seiner größten Leidenschaft nach: In der Kundenberatung mit unterschiedlichsten Menschen zusammenzuarbeiten.
Mit der smarten Collaboration-Suite von IURIO revolutioniert er gemeinsam mit seinem Team die Arbeitsabläufe in Unternehmen und Kanzleien und sorgt für mehr Sicherheit, Komfort und Effizienz. Durch seine langjährige Erfahrung in den unterschiedlichsten Unternehmen und Branchen kennt er die internen Abläufe bei seinen Kunden und Kundinnen bestens – und liebt es, diese mit seinem Team noch weiter zu optimieren.

Wenn Andreas nicht gerade mit seinen Kunden an Strukturen oder Systemen feilt, neue Kunden für IURIO begeistert oder mit seinen Kollegen und Kolleginnen on tour ist, dann ist er wahrscheinlich gerade mit seiner quirligen Hündin irgendwo im Salzburger Land unterwegs.